System YMS (Yard Management System) zarządza placem i ruchem pojazdów: kontroluje wjazdy i wyjazdy, kolejkuje transporty, przydziela rampy i rejestruje czasy obsługi. Stanowi warstwę pomiędzy bramą obiektu a magazynem.
Firma SoftwareStudio oferuje kompletne rozwiązanie klasy Yard Management System (System YMS), które pozwala na równomierne rozłożenie obciążenia magazynu oraz usunięcie kolejek samochodów przed zakładem i magazynem. System rejestruje awizacje, wizyty, kontroluje czas i przebieg oraz koordynuje dostęp do zdefiniowanych zasobów, takich jak rampy, doki oraz wagi.
ROI i oszczędności z wdrożenia YMS
ROI i oszczędności z wdrożenia YMSPoniższa tabela prezentuje konkretne obszary redukcji kosztów operacyjnych związane z wdrożeniem systemu YMS oraz ich wymierny wpływ na rentowność firmy. Dzięki tym wyliczeniom decydenci biznesowi i CFO mogą precyzyjnie ocenić zwrot z inwestycji w oprogramowanie do zarządzania placem manewrowym.
| Obszar oszczędności | Źródło kosztu | Korzyść finansowa | Wpływ na ROI |
|---|---|---|---|
| Eliminacja przestojów transportowych | Kolejki samochodów, nieskoordynowane przyjazdy | Redukcja kosztów przestojów kierowców o 40-60% | Oszczędność 15-25 tys. zł miesięcznie przy 50 dostawach dziennie |
| Optymalizacja pracy magazynierów | Przestoje wózków widłowych, chaotyczna organizacja | Wzrost przepustowości magazynu o 25-35% | Obsługa większej liczby dostaw bez zwiększania zatrudnienia |
| Redukcja kosztów nadgodzin | Nieprzewidziane szczyty dostaw, brak planowania | Zmniejszenie nadgodzin o 30-50% | Oszczędność 8-12 tys. zł miesięcznie na kosztach pracowniczych |
| Eliminacja kar za opóźnienia | Nieterminowe dostawy do klientów, przestoje łańcucha dostaw | Redukcja kar umownych o 70-90% | Uniknięcie strat 20-40 tys. zł rocznie zależnie od branży |
| Optymalizacja pracy ochrony | Manualna ewidencja pojazdów, brak automatyzacji | Skrócenie czasu obsługi na bramie o 50% | Możliwość redukcji etatu lub realokacji pracowników ochrony |
| Redukcja kosztów komunikacji | Telefony, maile, brak centralizacji informacji | Automatyczne powiadomienia SMS i mailowe | Oszczędność czasu działu logistyki 5-8 roboczogodzin tygodniowo |
| Lepsze wykorzystanie ramp | Niewykorzystane okna czasowe, nierównomierne obciążenie | Wzrost efektywności wykorzystania infrastruktury o 40% | Odłożenie inwestycji w dodatkowe rampy magazynowe |
Wykorzystanie danych ROI w prezentacji biznesowej
- Przygotowanie case study z konkretnymi wyliczeniami oszczędności dla zarządu i CFO
- Kalkulacja zwrotu z inwestycji w okresie 6-12 miesięcy od wdrożenia systemu
- Porównanie kosztów wdrożenia z rocznymi kosztami operacyjnymi bez automatyzacji
- Demonstracja redukcji kosztów przestojów i nadgodzin w ujęciu kwartalnym
Analiza finansowa dla działu controllingu
- Audyt aktualnych kosztów operacyjnych związanych z obsługą placu manewrowego
- Wyliczenie kosztów przestojów transportowych w przeliczeniu na godzinę i transport
- Kwantyfikacja strat wynikających z opóźnień dostaw i kar umownych
- Analiza kosztów pracowniczych magazynierów, ochrony i działu logistyki
Monitorowanie oszczędności po wdrożeniu
- Śledzenie realnego czasu obsługi transportów przed i po automatyzacji
- Porównanie liczby nadgodzin i kosztów pracowniczych w ujęciu miesięcznym
- Ewidencja unikniętych kar za opóźnienia dzięki lepszej koordynacji dostaw
- Raportowanie wzrostu przepustowości magazynu bez dodatkowych inwestycji infrastrukturalnych
Prezentacja wartości biznesowej dla interesariuszy
- Wizualizacja redukcji kolejek i przestojów w formie danych liczbowych dla akcjonariuszy
- Przedstawienie wpływu automatyzacji na satysfakcję kontrahentów i terminowość dostaw
- Dokumentowanie poprawy efektywności operacyjnej z danymi przed i po wdrożeniu
- Kalkulacja całkowitych oszczędności w perspektywie 3-5 lat użytkowania systemu
Kalendarze awizacji - widok kafelkowy typów i obiektów VSS.net
Ekran startowy sekcji kalendarzy w systemie Studio VSS.net prezentuje trzy kategorie widoków. W sekcji Kalendarze ogólne dostępne są kafelki: Kalendarz ogólny, Rodzaje transportów oraz Zajętość ramp. Sekcja Kalendarze wg obiektów zawiera kafelek Centrum Logistyczne Euro-Spedycja. Sekcja Kalendarze wg magazynów prezentuje magazyny specjalistyczne z ikonami branżowymi (m.in. Eurohub Delta, Magazyn Chemiczny, Silosy Zbożowe Złote Pola, Chłodnia Północna Gwiazda). Struktura kafelkowa umożliwia szybkie przejście do wybranego kontekstu planowania dostaw.
Zbiorowe zarządzanie oknami czasowymi w YMS
Automatyzacja generowania slotów pozwala na błyskawiczne przygotowanie harmonogramu pracy dla wielu obiektów logistycznych jednocześnie.Nasza platforma udostępnia zaawansowaną funkcję, dzięki której użytkownik może w jednej operacji utworzyć dużą ilość okien czasowych na jednym lub wielu magazynach równocześnie. System pozwala na zaznaczenie wielu obiektów z listy, stosując dla nich identyczne definicje czasowe, co znacząco przyspiesza proces planowania w rozbudowanych strukturach logistycznych.
Podczas konfiguracji użytkownik precyzyjnie określa zakres dat oraz konkretne dni tygodnia, w których system ma wygenerować nowe okna czasowe. Dodatkowo, aby zachować najwyższą przejrzystość bazy danych i zoptymalizować działanie systemu YMS, wdrożona została procedura automatycznie kasująca przeszłe, niewykorzystane okna czasowe.
Zbiorowe tworzenie okien czasowych eliminuje powtarzalne czynności manualne, pozwalając kadrze zarządzającej skupić się na optymalizacji przepustowości ramp zamiast na żmudnym wypełnianiu kalendarzy.
Inne korzyści ze stosowania rozwiązania system YMS
Poza kontrolą samego ruchu pojazdów system YMS porządkuje pracę kilku działów jednocześnie. Dział logistyki widzi w jednym miejscu, ile pojazdów czeka na placu i które rampy są wolne, więc szybciej reaguje na opóźnienia dostawców. Magazyn otrzymuje wcześniejszą informację o nadjeżdżającym transporcie, dzięki czemu przygotowuje wózki widłowe i personel, zanim samochód dotrze pod rampę. Ochrona na bramie ma jeden, aktualny rejestr wjazdów i wyjazdów zamiast papierowej książki wejść.
W praktyce przekłada się to na mierzalne efekty: krótszy czas oczekiwania pojazdów na placu, mniej pytań telefonicznych o status dostawy oraz łatwiejsze rozliczanie przewoźników na podstawie rzeczywistych, zarejestrowanych przez system czasów obsługi.
Okna czasowe
Dostęp do oprogramowania system YMS posiadają pracownicy firmy, kontrahenci, czy firmy przewozowe, którym zostały udostępnione dane dostępowe (konto użytkownika). Wszyscy mogą przeglądać dane online za pomocą przeglądarki internetowej, dzięki usłudze chmury prywatnej SoftwareStudio.
Okna czasowe w systemie awizacyjnym pozwalają na tworzenia i kierowania harmonogramem rozładunków i załadunków w magazynach. Za pomocą okien czasowych łatwo zarządza się transportami i koordynuje prace magazynu. Przedsiębiorstwa za pomocą okien czasowych kontrolują pracę swoich magazynów i koordynują transporty przewoźników.
Automatyczne obliczanie czasu załadunku/rozładunku przez system w oparciu o rodzaj transportu, ilość palet czy rodzaj asortymentu automatycznie rezerwuje odpowiedni czas potrzebny na obsługę samochodu. Nie trzeba obliczać czasu, jaki zajmie załadunek/rozładunek - spersonalizowany algorytm robi to automatycznie, ale pracownik może zawsze go zmienić.
KPI awizacji - raport efektywności transportów i obciążenia ramp VSS.net
Ekran KPI awizacji w systemie Studio VSS.net prezentuje raport efektywności w formie podglądu dokumentu (strona 1 z 2). Układ harmonogramowy grupuje transporty według godzin: 14:30 (Mann+Hummel), 15:30 (Ecumaster, LUX Kraków), 16:30 (Stellantis Gliwice), 17:30 (FitMeble). Każdy blok zawiera dane kontrahenta, numer rejestracyjny pojazdu, kierowcę, numer Load Plan i asortyment. Kolorowe bloki - czerwony (opóźnienie), zielony (zrealizowany), różowy (w realizacji) - umożliwiają szybką ocenę efektywności operacji bramowych. Raport dostępny jest do wydruku lub zapisu jako plik PDF za pomocą paska narzędzi w górnej części ekranu.
Harmonogram pracy magazynów
Harmonogram pracy magazynu to plan przyjęć i wydań ułożony w czasie: które rampy są zajęte, o której godzinie spodziewany jest kolejny transport i ile osób potrzeba do jego obsługi. System YMS buduje ten harmonogram automatycznie na podstawie awizacji, więc kierownik zmiany widzi cały dzień z wyprzedzeniem, a nie dopiero w momencie, gdy samochód podjeżdża pod bramę.
W praktyce liczy się kilka czynników: rodzaj i ilość przewożonego towaru, wymagany czas rozładunku, dostępność wózków widłowych oraz liczba osób na zmianie. System YMS uwzględnia je przy wyliczaniu długości okna czasowego, dzięki czemu harmonogram odzwierciedla realny czas obsługi, a nie sztywny, jednakowy dla wszystkich dostaw slot.
Dobrze ułożony harmonogram pozwala też planować z wyprzedzeniem dostawy nietypowe - towary ponadgabarytowe, wymagające dodatkowego sprzętu lub specjalnych warunków przewozu - zamiast obsługiwać je w biegu, kosztem pozostałych transportów zaplanowanych na dany dzień.
Jak działa system YMS na placu
Za pomocą programu można kontrolować i zarządzać harmonogramem pracy magazynów. Magazynierzy mają dostęp do utworzonych awizacji z możliwością edycji danych, ich akceptacji czy zmiany godziny załadunku/rozładunku. Planowany czasu związany z obsługą podstawionego auta wyliczany przez system może być zmieniany przez pracowników działu logistyki lub magazyn. Okna czasowe nie tylko określają czas zajętości poszczególnych ramp, ale za pomocą przejrzystych kalendarzy prezentują zajętości miejsc.
System VSS.net rejestruje wszystkie wizyty, kontroluje ich cel, czas i przebieg oraz koordynuje dostęp do zasobów (doków, parkingów, wag). Wybrane cechy:
- Obsługa przez przeglądarkę Internetową strona www lub telefon komórkowy z systemem Android;
- Definiowanie okien czasowych i obliczanie czasów na podstawie ilości palet w dostawie;
- Kontrola i weryfikacja awizacji przez dział logistyki;
- Powiadomienia o zmianie terminów przez mail lub SMS kontrahenta, firmę transportową lub bezpośrednio kierowcę;
- Weryfikacja transportu na bramie, gdzie prowadzona jest ewidencja i kontrola pojazdów (wjazd - wyjazd) wraz z możliwością ważenia auta;
- Kalendarze, okna czasowe oraz oś czasu;
- Blokowanie okienek czasowych, odwołanie lub zmiana terminu;
- Pełna historia + dokumentacja fotograficzna;
- Obsługa wielu oddziałów (zakładów), bram na wspólnej bazie;
- Możliwość integracji z system ERP np. SAP, systemem WMS itp.;
- Wersje wielojęzyczne dla kierowców.
Kalendarze kartoteki - VSS.net
Ekran przedstawia zestawienie kalendarzy dostępnych w sekcji Kartoteki systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny: Aktywne, Kod (np. AWMK2, AWMBA, AWMT, AWKT, AWKO), Nazwa kalendarza (Kalendarz bramy MAGAZYN, Kalendarz wg TABELA dzisiaj, Kalendarz wg bramy MAGAZYN VERTICAL, Kalendarz wg ACH dziś), Domyślny sposób prezentacji danych, flagi Dodawanie, Usuwanie oraz Edycja daty. Każdy kalendarz jest niezależną konfiguracją definiującą dane źródłowe (zapytanie SQL do RESOURCES), sposób filtrowania, widok domyślny oraz uprawnienia użytkowników dla poszczególnych ról w systemie WMS/TMS.
Funkcje modułu YMS
Współpraca online
Pracownicy działu transportu i logistyki, magazynu, ochrony, portierni oraz kontrahenci, przewoźnicy i kierowcy mogą jednocześnie korzystać z zapisów na wspólnej bazie danych. Tworzą razem awizacje i planują terminy załadunków i rozładunków. Dzięki dostępowi do systemu kontrahenci oraz przewoźnicy mają odpowiedzialność związaną z tworzeniem awizacji, co pozwala oszczędzić czas pracownikom działów logistyki i transportu.
Wysyłanie SMS
Komunikacja za pomocą SMS z kontrahentami, przewoźnikami i kierowcami. Z poziomu platformy logistycznej można wysyłać ręcznie lub automatyczne powiadomienia SMS na telefon komórkowy. Powiadomienia mogą być wysyłane bezpośrednio do kierowców, ale także do firm transportowych i kontrahentów. Komunikacja z przewoźnikiem lub kierowcą za pomocą SMS to szybki i wygodny sposób w przypadku braku możliwości bezpośredniej rozmowy telefonicznej. Zapis wysłanych powiadomień pozostaje w historii powiązanej ze zleceniem, przewoźnikiem i kontrahentem.
System YMS w praktyce
System YMS działa jako codzienne narzędzie pracy, nie dodatkowy system do obsługi. Magazynierzy, ochrona i dział logistyki korzystają z niego przez zwykłą przeglądarkę internetową - nie jest potrzebny dedykowany sprzęt, wystarczy tablet, laptop lub telefon z systemem Android.
Każde opóźnienie w dostawie ma koszt: przestój wózków widłowych, spiętrzenie kolejnych transportów, a czasem kara umowna wobec odbiorcy. System YMS rejestruje rzeczywisty czas każdej wizyty, więc firma widzi, które opóźnienia wynikają z winy przewoźnika, a które z organizacji pracy magazynu, i może na tej podstawie egzekwować umowy SLA.
Moduł dodawania awizacji prowadzi osobny rejestr dokumentów w buforze (oczekujących na weryfikację) i zatwierdzonych, co ułatwia kontrolę nad tym, które transporty są już potwierdzone, a które wciąż czekają na akceptację działu logistyki.
Podsumowanie system YMS
System YMS spina awizację, ruch pojazdów na placu i pracę magazynu w jeden, wspólny obieg informacji. Dział logistyki planuje dostawy z wyprzedzeniem, magazyn przygotowuje się do konkretnych godzin, a ochrona ma pełną, aktualną ewidencję wjazdów i wyjazdów - bez papierowych rejestrów i telefonicznych ustaleń. Dla firmy oznacza to mniej przestojów, przewidywalne koszty obsługi transportu i dane potrzebne do rozliczania przewoźników.