Time Slot Management System

Autor: Adam Siemiątkowski, SoftwareStudio Group Sp. z o.o.

Jak działa wybór okien czasowych w systemie

System Time Slot Management automatycznie dopasowuje dostępne okna czasowe do typu dostawy i aktualnej sytuacji na rampie. Mechanizm filtrowania zapewnia, że przewoźnicy i klienci widzą wyłącznie terminy realnie dostępne w momencie rezerwacji, co eliminuje konflikty i przestoje. Gdy dostawy powstają w systemie nadrzędnym, integracja awizacji z SAP przenosi je do kalendarza bez ręcznego przepisywania danych.

• Dla dostaw przewoźników okna wyświetlane są dynamicznie między datą załadunku od a datą załadunku do, z uwzględnieniem aktualnej godziny i dostępności miejsc załadunkowych
• Klienci odbierający towary własnym transportem mają dostęp do okien od daty załadunku (00:00) do końca dnia dostawy, co daje większą elastyczność planowania
• Pracownicy magazynu mogą rezerwować okna w imieniu przewoźników lub klientów, gdy wymagana jest natychmiastowa interwencja operacyjna
• System automatycznie monitoruje dostępność okien i wysyła e-mail do zespołu logistyki, gdy pojawia się dostawa bez możliwości przydzielenia terminu
• Specjalny widok dla pracowników prezentuje wszystkie dostawy oczekujące na wolne okno, umożliwiając priorytetyzację i szybką reakcję
• Weryfikacja dostępności okien uruchamia się automatycznie po utworzeniu dostawy w systemie SAP, a następnie w regularnych odstępach czasowych

Studio VSS.net

Yard Management - edycja bramy - VSS.net

Ekran przedstawia formularz edycji bramy w module Yard Management systemu Studio VSS.net. Formularz zawiera pola: Nazwa bramy (tekst, np. Brama serwisowa - wjazd dla ekip naprawczych), Obiekt (dropdown z wyborem centrum logistycznego), Opis (obszar tekstowy z godzinami działania i wymaganiami, np. Czynna: 7:00-18:00, wymagane zgłoszenie przed wjazdem), a także checkboxy Brama czynna i Waga. Przyciski Anuluj (czerwony) i Zapisz (zielony) w górnym pasku. Edycja bramy pozwala precyzyjnie zarządzać warunkami dostępu pojazdów do poszczególnych punktów wjazdu na teren obiektu.

Proces wdrożenia Time Slot Management System

Sprawne uruchomienie platformy do zarządzania oknami czasowymi wymaga rzetelnego przygotowania, które eliminuje ryzyko przestojów i zapewnia szybki zwrot z inwestycji.

Proces implementacji rozpoczynamy od szczegółowej analizy potrzeb, podczas której definiujemy algorytmy obliczające długość okien czasowych oraz specyficzne ramy czasowe dla awizacji. Na tym etapie konfigurujemy system VSS.net, integrując go z istniejącą infrastrukturą ERP lub WMS, co pozwala na bezbłędną wymianę danych o zamówieniach i gotowości towarów do wysyłki.

Kolejnym istotnym krokiem jest szkolenie użytkowników oraz dostawców, dla których udostępniamy intuicyjny portal online oraz aplikację mobilną na system Android, co pozwala przenieść odpowiedzialność za rezerwacje na przewoźników. Po przeprowadzeniu testów weryfikujących poprawność monitorowania statusów w czasie rzeczywistym, uruchamiamy system produkcyjnie, co skutkuje natychmiastowym zlikwidowaniem kolejek przed magazynem i poprawą efektywności pracy ramp.

Wdrożenie systemu klasy YMS to priorytetowa inwestycja, która zmienia chaotyczny plac manewrowy w precyzyjnie zarządzane centrum logistyczne, oparte na twardych danych i automatyzacji.

Planowanie dostaw i harmonogramowanie okien czasowych

Wdrażany przez nas program VSS do awizacji dostaw i okien czasowych pozwala na precyzyjne rezerwowanie slotów dla transportów. System automatycznie analizuje dostępne zasoby magazynowe i przepustowość doków, sugerując optymalne godziny przyjazdów. Takie podejście eliminuje zatory na bramach wjazdowych i pozwala na lepsze rozplanowanie pracy personelu magazynowego.

Pulpit menedżerski awizacji i wskaźników YMS

Pulpit menedżerski Studio VSS.net pokazuje w czasie rzeczywistym obłożenie ramp, liczbę pojazdów na placu i odchylenia od zaplanowanego harmonogramu. Menedżer nadzoruje z jednego ekranu przepływ towarów wewnątrz obiektu i nie musi zaglądać do poszczególnych rejestrów. Zebrane w ten sposób dane składają się na wskaźniki KPI systemu awizacji, które pozwalają porównywać zmiany, dni tygodnia i poszczególnych przewoźników na jednej skali.

Zrzut ekranu prezentuje nowoczesny interfejs webowy systemu Studio VSS.net od SoftwareStudio, przeznaczonego do zarządzania procesami awizacji oraz logistyki placu (YMS). Na ekranie widoczne są istotne moduły, takie jak zestawienia dostaw i wydań z magazynu, wskaźniki KPI dotyczące obciążenia ramp i bram, a także sekcja raportowania. Oprogramowanie to pozwala na optymalizację pracy magazynu poprzez precyzyjne planowanie okien czasowych oraz monitorowanie bieżących załadunków i rozładunków w czasie rzeczywistym.

Efektywna organizacja pracy magazynu bezpośrednio zależy od tego, jak awizacja dostaw VSS skraca czasy rozładunku dzięki dynamicznym zmianom w harmonogramie. System reaguje na ewentualne opóźnienia kierowców, przesuwając sloty tak, aby rampy nie pozostawały puste. Zwiększa to wydajność operacyjną o kilkanaście procent już w pierwszych tygodniach po wdrożeniu.

Studio VSS.net

Yard Management - lista bram - VSS.net

Ekran przedstawia zestawienie bram wjazdowych i wyjazdowych w module Yard Management systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny: Aktywne (checkbox), Obiekt (Centrum Logistyczne Euro-Spedycja), Nazwa bramy, Opis (godziny otwarcia, ograniczenia dostępu), Waga (checkbox), Kod bramy. Widoczne bramy to m.in. Brama Kontenerowa C, Brama Kurierska E, Brama Magazynowa, Brama Głównego Wejścia, Brama Palmicowa - każda z przypisanym opisem operacyjnym. Lista bram stanowi kartotekę punktów kontroli ruchu pojazdów na terenie obiektu i jest podstawą konfiguracji przepustek oraz zezwoleń wjazdu w systemie VSS.net.

Integracja z infrastrukturą magazynową i systemami WMS

Nasze oprogramowanie nie działa w izolacji. Pełną spójność danych osiągamy, gdy system awizacji jest połączony z rozwiązaniem takim jak program magazynowy Studio WMS.net. Dzięki temu informacja o awizowanym towarze trafia bezpośrednio do kolektorów danych pracowników w strefie przyjęć. Takie rozwiązanie skraca czas weryfikacji dostawy i eliminuje błędy ręcznego wpisywania danych do systemu ERP.

Harmonogram obciążenia ramp w systemie Studio VSS.net

Widok obciążenia ramp pokazuje wszystkie doki obiektu na wspólnej osi czasu, dlatego godziny szczytu widać z wyprzedzeniem, a nie dopiero w chwili spiętrzenia pojazdów. Graficzne planowanie obciążenia doków zapewnia płynne przejście między kolejnymi transportami i pozwala rozłożyć pracę brygad rozładunkowych równomiernie w ciągu zmiany.

Zrzut ekranu prezentuje funkcjonalność „Obciążenie ramp” w aplikacji Studio VSS.net od SoftwareStudio. Widok graficzny w formie kalendarza umożliwia logistykom precyzyjne planowanie i monitorowanie awizacji transportów dla pięciu różnych ramp. System wizualizuje statusy poszczególnych załadunków i rozładunków w określonych oknach czasowych, co pozwala na optymalizację pracy magazynu, eliminację kolejek przed zakładem oraz efektywne zarządzanie logistyką dostaw i odbiorów.

Wykorzystujemy również nowoczesne technologie wspierające procesy wjazdu. Automatyczny system awizacji VSS może być zintegrowany z kamerami rozpoznającymi tablice rejestracyjne. Skraca to czas obsługi na portierni, ponieważ system samoczynnie weryfikuje uprawnienia transportu do wjazdu na podstawie wcześniejszej awizacji.

Monitoring tablic rejestracyjnych LPR i miejsca parkingowe

Kamery LPR zintegrowane ze Studio VSS.net rozpoznają numer rejestracyjny na bramie i same odnajdują pasujące awizo, więc kierowca nie musi wysiadać z pojazdu. Automatyczna identyfikacja przyspiesza wjazd na teren zakładu i podnosi poziom bezpieczeństwa obiektu, a zapis każdego zdarzenia wraz ze zdjęciem pojazdu pozwala później analizować terminowość dostawców i zajętość miejsc postojowych.

Zdjęcie przedstawia nowoczesny interfejs oprogramowania Studio VSS.net od SoftwareStudio, dedykowanego do zarządzania oknami czasowymi i ruchem na terenie zakładu (YMS). Widoczny panel to moduł LPR (License Plate Recognition), który automatycznie rejestruje wjazd i wyjazd pojazdów. System wyświetla galerię zdjęć przodów ciężarówek wraz z rozpoznanymi numerami rejestracyjnymi, datą oraz godziną. To rozwiązanie znacznie usprawnia logistykę magazynową i zwiększa efektywność pracy ochrony.

WMS i awizowanie dostaw

System zarządzania magazynem bez informacji o planowanych dostawach planuje operacje „na ślepo” - stany rezerwacji, alokacje lokacji i przydziały personelu mogą rozminąć się z faktycznym harmonogramem przyjęć. Integracja opisana na stronie WMS i awizowania dostaw pozwala przekazywać dane awizacji bezpośrednio do systemu magazynowego, uruchamiając przygotowanie lokacji i zadania dla operatorów jeszcze przed przyjazdem pojazdu. Czas obsługi każdej dostawy skraca się o kilkanaście do kilkudziesięciu minut.

Branże korzystające z Time Slot Management

System zarządzania oknami czasowymi porządkuje logistykę w wielu sektorach gospodarki, eliminując kolejki na rampach i usprawniając przepływ towarów. Każda branża ma unikalne wyzwania, które Time Slot Management rozwiązuje poprzez precyzyjne planowanie dostaw i maksymalne wykorzystanie mocy przeładunkowych.

Motoryzacja i dostawy JIT

• Precyzyjne dostawy komponentów bezpośrednio na linię montażową w modelu Just-in-Time eliminują potrzebę magazynowania i redukują koszty
• Synchronizacja dostaw sekwencyjnych JIS zapewnia dostarczenie części we właściwej kolejności zgodnej z harmonogramem produkcji
• Minimalizacja ryzyka przestojów produkcyjnych dzięki gwarantowanym oknom czasowym dla dostawców tier 1 i tier 2
• Elastyczne reagowanie na zmiany w planach produkcyjnych poprzez dynamiczne przeorganizowanie slotów czasowych

FMCG i handel detaliczny

• Sprawne zarządzanie dostawami do magazynów centralnych i centrów dystrybucyjnych obsługujących setki sklepów
• Optymalizacja dostaw produktów świeżych z krótkim terminem przydatności do spożycia wymagających szybkiego przeładunku
• Redukcja kolejek ciężarówek w godzinach szczytu poprzez rozłożenie dostaw równomiernie w ciągu dnia i nocy
• Lepsza koordynacja pracy magazynu z harmonogramem kompletacji zamówień dla sieci detalicznych

Chemia i przemysł produkcyjny

• Kontrolowane przyjmowanie surowców chemicznych wymagających specjalnych procedur bezpieczeństwa i dodatkowego czasu obsługi
• Śledzenie numerów partii i dat ważności produktów chemicznych już na etapie awizacji dostawy
• Planowanie dostaw w oparciu o dostępność specjalistycznego sprzętu przeładunkowego i certyfikowanych operatorów
• Zarządzanie oknami czasowymi z uwzględnieniem wymaganych odstępów między dostawami różnych substancji

E-commerce i logistyka kurierska

• Optymalizacja tras kurierskich poprzez umożliwienie odbiorcom wyboru preferowanego przedziału czasowego dostawy
• Zwiększenie satysfakcji klientów dzięki elastycznemu planowaniu dostaw bez konieczności oczekiwania cały dzień
• Maksymalizacja pojemności floty kurierskiej przez efektywne grupowanie przesyłek według regionów i czasów dostaw
• Redukcja kosztów operacyjnych i śladu węglowego dzięki skróceniu tras i eliminacji pustych przebiegów

Farmacja i dystrybucja leków

• Zapewnienie ciągłości łańcucha chłodniczego poprzez precyzyjne planowanie czasu rozładunku produktów termolabilnych
• Śledzenie i dokumentacja każdej dostawy zgodnie z wymogami GMP i standardami jakościowymi branży farmaceutycznej
• Priorytetyzacja dostaw leków ratujących życie i produktów o krótkim terminie ważności
• Koordynacja dostaw do hurtowni farmaceutycznych obsługujących tysiące aptek z wymogiem dostępności 24/7

Centra dystrybucyjne i hurtownie

• Zarządzanie wieloma dostawcami i odbiorcami jednocześnie przy ograniczonej liczbie ramp załadunkowych
• Synchronizacja czasów przyjęcia towaru z harmonogramem wysyłek do klientów finalnych
• Optymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej poprzez planowanie dostaw w oparciu o aktualny stan zapasów
• Automatyczne powiadomienia dla kierowców o zmianach w harmonogramie i dostępnych wcześniejszych slotach

Studio VSS.net

Yard Management - historia parkowania - VSS.net

Ekran przedstawia zestawienie Transporty parking - historia w module Yard Management systemu Studio VSS.net. Tabela zawiera kolumny: Numer rejestracyjny, Typ, Parking poprzedni, Parking bieżący (kod miejsca), Numer Load Plan, Podstawiono (data i godzina), Zakończono parkowanie, Kontrahent, Przewoźnik, Kierowca, Telefon. Widoczne są rekordy z różnymi pojazdami (m.in. P2S4455, WAW050, WAW0525, NAC75, WA09917) i kontrahentami (Żajka, DEMO, Inter Cars, Filmex, Cement, CISO Logit). Widok historii umożliwia audyt ruchu pojazdów na placu manewrowym, weryfikację czasów postoju i rozliczenie miejsc parkingowych.

Demo systemu i możliwość testowania logistyki

Udostępniamy zaawansowane prezentacje oraz wersje demonstracyjne, które pozwalają poznać funkcjonalność rozwiązań VSS.net przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Udostępnione demo planowania transportów służy firmom do sprawdzenia, jak system porządkuje zadania i czas pracy zespołu w rzeczywistych warunkach magazynowych. Dzięki prezentacji interfejsu użytkownik może samodzielnie sprawdzić, jak system monitoruje wydajność i pozwala liderom zespołów na tworzenie precyzyjnych harmonogramów pracy.

W ramach testów oferujemy wgląd w Time Slot Management System, który zwiększa przejrzystość operacyjną poprzez śledzenie dostaw w czasie rzeczywistym. Sprawdzenie możliwości oprogramowania pozwala ocenić, jak automatyczne powiadomienia i rezerwacje online wpływają na obniżenie kosztów operacyjnych oraz wzrost satysfakcji klientów.

Możliwość przetestowania narzędzi logistycznych bez zobowiązań to najlepszy sposób na zrozumienie, jak automatyzacja procesów awizacji eliminuje wąskie gardła i przyspiesza obsługę transportów.

Awizacja dostaw do centrum logistycznego

Centrum logistyczne obsługujące wielu klientów jednocześnie musi rozróżniać priorytety dostaw, profile kontrahentów i wymagania sanitarne lub temperaturowe dla różnych towarów. Obowiązek utrzymania łańcucha chłodniczego na każdym etapie obrotu, także w czasie postoju pojazdu przed rampą, wynika z rozporządzenia (WE) nr 852/2004 w sprawie higieny środków spożywczych, dlatego dostawom w kontrolowanej temperaturze przypisujemy krótsze okna czasowe i wyższy priorytet obsługi. Awizacja dostaw do centrum logistycznego obsługuje te scenariusze przez konfigurowalny formularz zgłoszeniowy, który można rozszerzyć o dodatkowe pola specyficzne dla danego operatora. Reguły akceptacji awizacji - na przykład blokada rezerwacji w oknie przysługującym innemu kontrahentowi - działają automatycznie.

VSS a tradycyjne metody zarządzania

Poniższe zestawienie pokazuje istotne różnice między systemem zarządzania dostawami a metodami manualnymi opartymi na arkuszach kalkulacyjnych, e-mailach i telefonach. Wybór rozwiązania przekłada się bezpośrednio na efektywność operacyjną, koszty obsługi i jakość współpracy z klientem.

Usprawnienie komunikacji z klientami

• Natychmiastowe odpowiedzi na pytania o status przesyłki dzięki dostępowi do danych w czasie rzeczywistym
• Automatyczne powiadomienia o kolejnych etapach realizacji zamówienia
• Precyzyjne określanie planowanej daty dostawy na podstawie aktualnych stanów magazynowych
• Zwiększenie zadowolenia klientów poprzez transparentność i niezawodność informacji

Optymalizacja kosztów operacyjnych

• Redukcja czasu poświęcanego na ręczne wprowadzanie danych o połowę
• Minimalizacja kosztów związanych z błędami w fakturowaniu i rozliczeniach
• Obniżenie wydatków na paliwo dzięki inteligentnej optymalizacji tras
• Dokładne wyliczanie kosztów przesyłki z uwzględnieniem wszystkich zmiennych

Wsparcie decyzji priorytetowych

• Dostęp do narzędzi analitycznych pokazujących rentowność poszczególnych zleceń
• Identyfikacja najbardziej opłacalnych kierunków transportu i przewoźników
• Proaktywne wykrywanie potencjalnych problemów na podstawie wzorców danych
• Możliwość podejmowania decyzji w oparciu o fakty zamiast intuicji

Automatyzacja procesów administracyjnych

• Automatyczne wystawianie faktur eliminujące ryzyko pomyłek i oszczędzające czas
• Płynna integracja z systemami ERP i WMS zapewniająca spójność danych
• Eliminacja potrzeby ręcznego przepisywania informacji między systemami
• Samoczynne aktualizacje statusów zleceń bez konieczności ingerencji pracowników

Dane do awizacji

Spedytor, który po raz pierwszy awizuje dostawę do danego centrum logistycznego, często nie wie, jakie informacje są wymagane przez odbiorcę. Formularz dopisania awizacji w systemie VSS.net obejmuje standardowy zakres informacji, które powinny znaleźć się w zgłoszeniu - od numeru rejestracyjnego ciągnika i naczepy, przez numer CMR, po kontakt do kierowcy. Ujednolicenie zakresu danych eliminuje wielokrotne dopytywanie telefoniczne przy każdym zgłoszeniu.

Time Slot Management System sprawdza się wszędzie tam, gdzie liczba transportów przekracza możliwość ręcznego uzgadniania terminów przez telefon. Rezerwacja okna przez przewoźnika, automatyczna weryfikacja dostępności rampy i rejestracja czasów obsługi tworzą komplet danych, na podstawie których magazyn planuje obsadę zmiany i rozlicza terminowość dostawców.